İş Tanımı Gerektiğinde telefon mesajlarını not almak, ilgili kişilere zamanında, doğru olarak iletmek. Gelen müşteri ve ziyaretçileri karşılamak, doğru kişiye veya birime yönlendirmek, gerekirse ilgili kişi gelinceye kadar ilgilenmek. Firma yönetim kadrosunun iş seyahatleri için seyahat planını takip etmek ve iş randevularını planlayarak ilgili yöneticileri bilgilendirmek. Kuruluştan müşteri ziyaretlerine gidilmesi hallerinde gidiş zamanını takip ederek ziyaret saati hakkında müşteriyi bilgilendirmek. Santral ve telefon arızalarını belirlemek ve ilgili yerlere bildirmek. Kuruluşu ilgilendiren tüm telefon, fax, adres, e-mail numaralarının (personel, müşteriler, tedarikçiler vb.) bilgisayar kayıtlarını yapmak. Faaliyetleriyle ilgili her türlü kayıt ve işlemi tam, doğru ve zamanında yapmak, belgeleri dosyalamak, muhafaza etmek, kullanıma hazır bulundurmak. Faaliyetlerinin verim ve kalitesini arttırmak için öneriler geliştirmek ve yöneticisine iletmek. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan her türlü makina, araç ve malzemeyi belirlenmiş yöntemlere uygun olarak kullanmak ve korumak Faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan her türlü makina, araç ve malzemeyi belirlenmiş yöntemlere uygun olarak kullanmak ve korumak. İş görüşmesi yapmak üzere gelenlere İş Başvuru Formu’nu eksiksiz doldurtmak, formu kontrol etmek ve İnsan Kaynakları Sorumlusu’na ulaştırmak. Telefon ve bilgisayarla beraber diğer ofis aygıtlarını da kurallarına uygun bir şekilde kullanmak. Çalışma yerindeki araç-gereç ve dokümanları sağlam bir şekilde kullanmak ve çevresinde yapılması gereken bakım ve temizlik işlerini düzenli olarak yapmak. Birime gelen ve birimden giden tüm evraklarla ilgili kayıtları tutmak ve dosyalama işlemlerini yerine getirmek. Kargo ve Postadan gelen paketleri almak ve göndermek. Firmaya gelen yada firmadan gönderilen evrakları,paketleri ve dosyaları düzenli olarak Evrak Takip Formu’na kayıt etmek. Telefonlara düzgün ve anlaşılabilir bir konuşma ile cevap vermek. İş yerinde özel görüşmeler yapmamak ve telefonu gereğinden fazla meşgul etmemek. Başka çalışanların bu tür davranışlarda bulunmasına engel olmak ve sorun olması durumunda İnsan Kaynakları Müdürü’ne bilgi vermek. Belirlenmiş çalışma saatlerinde çalışma yapmak, gerektiğinde fazla çalışma yapmak. Çalışılan alanın temizliğini yapmak veya yaptırmak. Yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Müşteri ve/ veya tedarikçilerle iletişim kurarken Telefonla İletişim Talimatı'na uygun iletişim kurmak. Firmayı temsilen, firma tanıtımı ve/veya iş görüşmesi için firma personellerinin yaptığı seyahatler öncesi ve/veya sonrası ulaşım, konaklama ve diğer ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli organizasyonu yapmak.
Aranan NiteliklerÖğretim : Lise veya Önlisans
Okulun Bölümü : -
Alt Yaş Sınırı : 22
Bildiği Yabancı Dil : -
İş Deneyimi : 1 Yıl
Askerlik (Erkekler için) : Yapmış
Sürücü Ehliyeti : B sınıfı
Bilgisayar Deneyimi : MS Office