Yönetici Asistanı / Sekreter iş ilanı açıklaması
20 YILDIR IT SEKTÖRÜNDE FAALİYET GÖSTEREN FİRMAMIZA;
Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapabilecek, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek ve ilgili bölümlere ulaştıracak,
Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlayacak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt verebilecek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırabilecek,
Outlook ve Office uygulamalarını etkin olarak kullanabilecek,
Şirketin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapabilecek, gelen her türlü evrakı kaydedip ilgili bölüme ulaşmasını sağlayacak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalayıp, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere gönderebilecek,
Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletip, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri alabilecek,
“Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklayıp, yetkisiz kişilerden koruyabilecek,
İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb. bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutabilecek,
Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde Personel Müdürü ve Muhasebe ile iş birliği yapabilecek,
Bölümlere fotokopi desteği sağlayabilecek,
İşyerine gelecek veya seyahat edecek personel için seyahat vasıtası ve konaklama rezervasyonlarını yapmak, ilgili organizasyonları takip edebilecek,
Personelin oturma/çalışma izinlerinin alınmasında, pasaport ve vize işlemlerinin yapılmasında Personel Müdürü ve Muhasebe ile iş birliği yapabilecek,
Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlayabilecek, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırabilecek,
Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb. mesajları çekip veya ilan verebilecek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek gönderebilecek,
Büro kırtasiye ihtiyaçlarını saptamak ve bu konuda Personel ve İdari İşler bilgi verebilecek,
Gazete, kitap, süreli yayınları temin edip, iç dağıtımını yapabilecek, geri dönmesi gereken yayınları takip edebilecek,
Gelen telefon, akaryakıt, kargo faturalarını kontrol edip, haberleşme ve kargo harcamaları ile ilgili tablolar düzenlemek, durumdan Personel ve İdari İşler Şefine düzenli bilgi verebilecek,
Bilgisayar, fotokopi, fax, santral makinesi vb. ofis ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutabilecek, periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırabilecek,
Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalabilecek,
Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapabilecek
Giyimine özen gösteren
Diksiyonu düzgün, prezantabl, güler yüzlü ve dinamik
Bayan
Çalışma arkadaşı aramaktayız.